Специалисты, работающие в компании, независимо от срока, вносят определённый вклад в её развитие, на протяжении некоторого времени являются его частью. Увольнение любого кадра может привести к развитию угрозы для всей организации. Поэтому расставание должно выполняться правильно и лучше доверить эту работу службе безопасности.

Профессиональная работа участников СБ компании позволяет организовать правильное и безопасное увольнение сотрудников в соответствии с законом, психологическими особенностями конкретной личности. Это предотвращает развитие таких проблем, как утечка данных, экономический ущерб.

Для разработки оптимальной схемы увольнения, подключаются не только руководители службы безопасности, но и отдел кадров. Продуманный подход к поставленной задаче позволяет уберечь коммерческие структуры предприятия от возможной угрозы и действий личностей, которые по разным причинам приняли решение об увольнении или же вынуждены уйти из-за не соответствия требованиям имеющейся должности.

Каждый руководитель, особенно если он заботится о благополучии и процветании компании, должен научиться понимать своих сотрудников. А при необходимости расставаться с ними, соблюдать правила и уважение, что свидетельствует о высоком профессионализме. Но не всегда сохраняется понимание к проблемам и чувствам человека, который увольняется или вынужден уйти. Такое невнимание, незнание психологических особенностей конкретного лица, часто становится причиной нанесения ущерба. Не исключается утечка важных, тайных данных, материальные, экономические неприятности, потеря имиджа. Возможности службы безопасности в этом случае позволяют изучить структуру компании, её подразделения, где имеются определённые ценности, защитить их. Также учитывается характер, особенности человека, вероятность его действий в таком случае, чего стоит ожидать в стрессовой ситуации.

Согласно действующим нормам законодательства, причины увольнений бывают разными:

• специалист может сам попросить об увольнении
• инициатором бывает и компания, вследствие возникших обстоятельств
• сокращение имеющихся штатов

Иногда специалисты компании могут оказаться недовольными получаемой зарплатой, условиями работы. В результате они начинают поиски нового рабочего места, что сопровождается определёнными проявлениями. Это должна заметить СБ:

• сотрудники организации начинают довольно часто отпрашиваться с работы из-за каких-то своих проблем
• работа их интересует намного меньше, появляется определённая небрежность в выполняемых обязанностях, хотя раньше такого не было
• общение с другими специалистами становится не таким откровенным, как прежде, но некоторые кадры могут вести себя противоположно, довольно резко высказываясь о работе в организации, её непосредственном управлении
• нередко при появлении других людей, сотрудников такие лица могут чувствовать неловкость, вести неестественные, нехарактерные диалоги по телефону
• при получении сигнала на мобильный телефон, такие сотрудники нередко выходят из кабинета для завершения разговора

Подобные проявления не могут оставить равнодушными специалистов службы охраны. А если доверенные лица действительно подтверждают факт желаемого ухода, увольнения этого лица, рекомендуется усиление контроля над всеми действиями и работой в компании. Особенно, если она связана с важными документами, договорами, секретными данными, материальными ценностями. Также следует:

• обратить внимание и изучить договора, с которыми конкретный сотрудник работает, выполнить проверку по соблюдению условий, текущую дебиторскую задолженность
• связаться с канцелярией, секретариатом, изучить наличие всех дел, в том числе и конфиденциальной документации, использовавшейся для работы этим лицом
• уточнить в бухгалтерии, есть ли какие-либо материальные ценности, числящиеся за этим сотрудником, и при помощи легенды, проверить наличие хотя бы некоторых из них

Если сотрудник успел подать заявление об увольнении, специалистам СБ нужно тщательно проверить процесс передачи документов, договоров другим лицам, не допустив нанесения какого-либо ущерба, незапланированного уничтожения важных данных, бумаг. Для этого можно связаться с доверенным лицом или руководителем конкретного подразделения.

Действующие нормы и регламент определяют порядок передачи дел и процесс увольнения. Поэтому управляющий данным подразделением компании назначает людей, отвечающих за приём документации, материальных ценностей, если они имеются. При этом увольняющийся сотрудник обязан:

• выполнить передачу или сдать все документы, которые на данный момент в работе, это бумаги, договора, содержащие конфиденциальные данные
• позаботиться о сдаче материальных ценностей
• проверить состояние рабочей документации, материалы для передачи
• вернуть удостоверение, пропуск

Опыт показывает, что наиболее болезненным и неприятным процессом является увольнение специалистов по инициативе компании или в связи с сокращением.

Эксперты, занимающиеся управлением персонала, настоятельно советуют сделать так, чтобы человек, покидая стены компании, делал это без обиды, злости, желания мести. Тогда возрастает вероятность, что сотрудник останется лояльным к компании, и не будет предпринимать никаких нежелательных действий против неё. То есть, не будет обращаться в суд для оспаривания принятого решения или каким-либо образом распространять негативную информацию о самой организации, влияющую на имидж. Также предупреждается возможность подготовки физической расправы над теми, кого этот человек может посчитать виновными в своём увольнении. Ещё негативное завершение сотрудничества может стать причиной удаления важных документов или их передачи конкурентам.

Согласно установленным правилам есть службы, фиксирующие своё согласие уволить конкретного специалиста в соответствующем документе.

Лицо, руководящие данным подразделением организации, обязано проверить передачу и приём документов, материальных ценностей другим человеком. В заключение процедуры оформляется специальный акт.

Задача специалистов технической службы предприятия заключается в проверке и смене имеющихся паролей, кодов доступа, если это требуется.

Процесс увольнения сотрудников, согласно закону, занимает определённый период. На протяжении этого времени специалисты службы охраны должны проверить и изучить имеющуюся информацию, определив наличие и степень угрозы для компании. Если негативная информация всё-таки обнаруживается, принимаются меры предосторожности для предотвращения или сведения к минимуму предполагаемого ущерба.

Иногда сотрудники во время ухода могут нанести вред организации, например, уничтожить ценности предприятия, наработки, созданные за время сотрудничества с компанией или командой. Не исключается и хищение важной документации для передачи конкурентам или личного использования. Задача службы безопасности заключается в предотвращении таких случаев.

Если предполагается уход специалиста, имевшего доступ к конфиденциальной информации, важна объективная оценка объёмов, характера этих данных, учитывается риск и последствия её возможной утечки и передачи.

Если уже есть поданное специалистом заявление об увольнении, или известно о запланированном сокращении его рабочего места, специалист СБ обязан организовать беседу с этим лицом самостоятельно или же с руководителем компании. До этого момента проводится тщательное изучение информации о человеке, которого увольняют или он собрался уйти. В последнем случае важно узнать мотивы, учитывая:

• имеющиеся отношения специалиста с другими работниками, характер этих связей
• отношение к этой работе
• профессионализм, уровень имеющейся подготовки
• наличие каких-либо неприятностей, конфликтов на работе или в личной жизни
• наличие желания найти другое рабочее место
• каким был доступ к секретной, коммерческой информации
• намерения увольняющегося/увольняемого специалиста относительного дальнейшего места работы

Подобный разговор должен состояться в располагающей обстановке, комфортной атмосфере. Это позволит выяснить такие вопросы:

• отношение конкретного человека к самой организации, её сотрудникам и руководству
• чего сотрудник сумел достичь во время работы на этом месте (в моральном, материальном, профессиональном аспекте), а что сделать не удалось
• какими будут его советы по организации рабочего процесса для конкретного предприятия, условий работы, оптимального уровня оплаты, значение имеет и вопрос о социальных аспектах, нормализации взаимоотношений в команде
• узнать настоящую причину увольнения

Такая беседа с сотрудником направлена и на выяснение его замечаний относительно работы в компании, стиля управления. Чаще всего увольняющийся человек довольно резко и правдиво рассказывает о реальной ситуации в организации. Полученные данные могут стать эффективным инструментом в дальнейшей нормализации рабочего процесса, управления предприятия.

Когда увольнение связано с инициативой компании, но не является следствием нарушений дисциплины, рекомендуется:

• по возможности создать условия для постепенного увольнения кадра, придумав для этого человека легенду
• назначить объект, для проведения постепенной передачи всех дел, документов
• желательно найти компромисс, взаимовыгодное решение для сторон, подразумевающее выплату компенсации, помощь в поиске другого рабочего места, смене профессии

Крайне желательно вызывать специалиста для беседы и говорить о причинах предполагаемого увольнения только после того, как будут приняты меры предосторожности, позволяющие максимально уменьшить возможные ущербы – материальные, потерю важной информации, сведений. Стоит отметить, что высказываемые причины должны быть реальны, верны и обоснованы – как ухудшение материального состояния, смена профиля предприятия, сокращение кадров, отсутствие необходимого объёма заказов. Это поможет сохранить необходимые хорошие, доверительные отношения с увольняемым, поблагодарив его за ответственность, пожелав удачи на новой работе.

Такими же будут рекомендации в ситуации, когда приходит новый руководитель, имеющий собственную слаженную команду.

Если увольнение связано с сокращением штата, рекомендуется:

• позаботится о выполнении всех законодательных процедур, то есть, необходимо предупредить сотрудника за 2 месяца, подготовить денежную компенсацию
• подготовить несколько вариантов других рабочих мест в этой же компании
• по возможности посодействовать в решении некоторых личных проблем, если они связаны со здоровьем, дать завершить курс лечения, позаботиться о сохранении очереди на жильё или оказать помощь в погашении кредита, в зависимости от ситуации
• подготовить рекомендации для дальнейшего трудоустройства или найти подходящие вакансии

Когда предполагается замена рабочей команды вместе с приходом нового руководителя, можно рассмотреть вариант использования легенды. Подобные ситуации нередко встречаются среди отечественных организаций.

Смена управления в организации А связана с необходимостью оптимизации руководства, для чего было принято решение сократить штат, который теперь должен работать в совершенно новом направлении. На отдел кадров легла задача по правильному оформлению и подготовке увольнения. Служба безопасности занималась наблюдением и контролем ситуации в таких сферах, как социальная, коммерческая и производственная. Также проводилось наблюдение за поведением работников. Под сокращение должно было попасть 70% всех сотрудников компании из аппарата управления. В это количество сокращаемых включены все должности, на тот момент занимаемые старой командой управления. Процесс сокращения кадров начался согласно предписаниям действующего законодательства. Небольшая часть руководителей осталась в организации с новой структурой. Другим, не подходившим для новой команды, были предложены иные рабочие места в компании, не соответствующие их уровню квалификации, с низкой заработной платой. В результате многие специалисты покинули организацию с обидой, кое-кто даже обратился в суд для восстановления.

Новая служба безопасности в этой ситуации занималась предотвращением возможного нанесения ущерба. При этом действия сотрудников прежней команды в каждой сфере тщательно проверялись и контролировались. А СБ и её специалисты контролировали ситуацию во избежание удаления, уничтожения важной документации, необходимой для дальнейшей работы предприятия. Одновременно им приходилось искать психологический контакт с лицами, попавшими под сокращение.

Увольнение с подозрением в хищении данных

Как показывает практика многих компаний, встречаются случаи, когда увольнение производится по инициативе администрации, получившей соответствующую информацию от службы безопасности. Руководитель П. одного из подразделений структуры организации Б, занимавшийся подготовкой материально-технического оснащения строительных процессов, по информации доверенных объектов, составлял договора на приобретение оборудования и выполнение строительных манипуляций с ущербом для предприятия.

По этой информации эксперты СБ проанализировали деятельность конкретного подразделения. Изученные договора определили, что компания находится в убытке. Чтоб убедиться в данных СБ, было принято решение о проведении независимой экспертной оценки имеющихся бумаг. В результате это подтвердило, что руководитель П. использовал своё место и положение для личной выгоды. Он самостоятельно подготавливал переговоры с контрагентами, отображая данные с документов. Проведённый анализ тендеров, конкурсов и других мероприятий подтвердил, что всё было предопределено заранее. Выполненный подбор участников обеспечивал шансы на победу компании, с которой имелись неофициальные связи.

Это привело к росту убытков организации, тогда как сам П. получал хорошую прибыль, выше прежних доходов на своём рабочем месте. У него появились дорогие авто, построено несколько домов. Во время официального разговора, специалистом СБ, при представителях администрации, руководителю П. были предоставлены доказательства этого дела, его причастности и вины. Из-за этого дальнейшая работа в коллективе оказалась невозможной, и П. это понимал, поэтому принял решение о написании заявления об уходе по собственному желанию.

Когда предполагается увольнение из-за дисциплинарных нарушений, все данные и важные факты обязательно должны быть задокументированы.

Задача службы безопасности должна быть направлена на поиск реальных причин и мотивов, сопровождающих уход любого сотрудника. Так как высказываемые причины и реальные мотивы часто отличаются.

Например, один из специалистов компании некий Ш. написал заявление на уход по собственному желанию. Никаких негативных данных у СБ на этого человека не было, в работе всегда характеризовался хорошо, квалификация соответствовала всем требованиям. Согласно информации, полученной от доверенных лиц, другие сотрудники организации считали его высококвалифицированным экспертом, отличным человеком. Отношение к работе, как и прежде, оставалось хорошим. Но коллеги подметили, что главной причиной являются сложные отношения между Ш. и начальником его отделения, желавшем видеть на месте этого сотрудника другого человека. Об усугублении возникшей ситуации свидетельствовали данные о том, что в трудовой карте специалиста, ещё за несколько месяцев до предполагаемого ухода, заметно упали коэффициенты определяющие инициативность, подход к работе. Из-за этого сотрудник лишался премии. Он стал выражать своё негодование, ссорится с руководителем. Но это лишь ухудшило ситуацию. Изучив все данные этого дела эксперт СБ поговорил с Ш, в результате выяснив, что он не желал увольняться, но у него не было выбора из-за сложившихся обстоятельств, с которыми он в подробностях поделился. Далее, последовал разговор с самим руководителем, подтвердившим свои намерения взять другого человека и передать ему часть работы, выполняемой Ш. Служба безопасности и отдел кадров позаботились о поиске другого рабочего места в компании для Ш.

Когда предполагается увольнение специалиста, прежде имевшего доступ к важным данным, конфиденциальным сведениям, специалисты безопасности должны оценить объём и, какого рода данные были ему известны. Важно определить к чему может привести утечка этой информации.

Согласно собранным данным в СБ, если человек, уходящий или увольняемый, является добропорядочным, честным, законопослушным лицом, для сохранения важной информации достаточно будет провести беседу о неразглашении коммерческих тайн.

Если же данные СБ подтверждают, что лицо, покидающее компанию, обладает определённым характером, качествами, имев доступ к важной информации, может стать угрозой, рекомендуется убедить его, что эти данные уже не актуальны и положение дел иное. Для этого подойдут доверенные лица.

Нередко в организациях имеются внутренние документы, определяющие статус коммерческих, важных данных. Тогда, во время приёма на рабочее место, каждый специалист должен был подписывать документ о неразглашении этой информации. Тогда и во время увольнения, своего ухода, сотрудник также должен подписать бумаги о неразглашении данных, к которым имел доступ. Правовой статус таких документов оценивается отдельно в каждой ситуации.

Специалисты, которым приходится работать с разными базами данных в бухгалтерии, отделе стратегического маркетинга, могут иметь разные уровни доступа. Далеко не все специалисты имеют полный уровень доступа к данным. Это доступно лишь узкому кругу лиц. Среди них сам руководитель, главный бухгалтер с заместителем, системный администратор, управляющий отделом стратегического маркетинга и его заместитель. Прежде чем будут приняты меры по организации защиты имеющихся данных, к которым у лица был доступ, важно правильно оценить необходимость и целесообразность подобных действий, определить ущерб, который может быть нанесён при разглашении данных. При этом не стоит забывать, что обеспечить абсолютную защиту невозможно в принципе. Более эффективным оказывается программный способ защиты с разными уровнями доступа.

Изучим пример СБ, провалившей защиту базы данных организации

Прямые обязанности специалиста СБ К., включали непосредственный контроль базы данных, содержавшей информацию об исследованиях в области маркетинга предприятия Д. После трёхлетнего периода работы К. решил уйти по собственному желанию. Изучив данные о состоянии и действии конкурентов на рынке, специалисты СБ выявили, что не так давно появилась новая фирма Ю., использовавшая аналогичные методы работы. Исследование показало, что учредителем этого предприятия стал бывший сотрудник К., присвоивший себе уже готовые наработки сотрудников компании Д. Он был хорошо знаком с системой базы данных, её защитой и, перед тем как уволиться, сделал копию, забрав её из офиса. К. начинал работать от имени компании, где был сотрудником прежде. Так, он наладил контакты с предприятиями, прежде сотрудничавшими с его компанией-работодателем, и предложил более интересные условия. Такое происшествие показало, что действующая система защиты неэффективна, требуется её совершенствование.

Предотвратить вероятность экономического ущерба, после ухода сотрудника можно, если узнать о его новом рабочем месте, определить поддерживаются ли отношения с бывшими сотрудниками из организации. В офисе не должны встречаться специалисты и бывшие сотрудники, так как здесь есть своя рабочая атмосфера, которая может нарушиться, дать шанс бывшему работнику собрать важные данные.